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会计电算化:数据接口设计思想和方法

[日期:2012-10-19] 来源:  作者: [字体: ]

  会计电算系统通常可划分为会计核算系统、财务管理系统和决策支持系统,各系统之间以及系统内部都存在着数据传递关系。核算系统要完成会计数据采集和加工处理,同时要向管理系统和决策支持系统提供有关的数据和资料,管理系统在对数据进行进一步加工处理的同时,也要向决策支持系统提供有关的分析资料和管理信息,以便决策支持系统作出相应的分析预测并且给出各决策方案。很明显,任何系统都不可能完全独立,总是与其它系统存在着这样或那样的直接或间接联系,这种联系更多地表现在系统间的数据传递(数据共享)。系统之间的数据传递是通过数据接口完成的,有时,甚至系统内部数据传递也需要由数据接口完成,而不是简单的采集。在网络环境下,会计软件开发与应用就更应该注意系统间的数据传递,明确系统间在业务上的合理分工,这些都需要我们对会计软件系统的数据接口技术进行研究和探讨。

  一、数据接口

  数据接口是指用于完成各系统间和系统内部的数据传递的接口,在系统中通常设计成一个数据库文件,传出数据的系统通常对数据事先进行必要的加工处理,需要接收数据的系统按照用户的要求(用户事先定义的数据模式),到对方系统中采集耗年成传递的数据,然后送往数据接口,两系统之间或系统内部通过数据接口完成了数据传递的任务。

  对示意图解释如下:

  1、数据模式数据接口的核心是数据模式,所谓数据模式是指应用系统对要传递的数据应在数据的来源、内容、公式定义、分类、汇总、数据格式、数据去向等方面的处理上作出相应的规定,此规定即为数据模式。数据模式是在软件系统启用的初期(通常是在系统初始化阶段)由用户设定的,正式应用时无需人工干预,大量的数据采集完全自动化。当然需要时用户也可以对数据模式进行修改和维护,甚至重新定义。

  2、传递数据的形成要传递的数据的形成,不同的软件系统可采用不同的策略,可以由接收数据系统采取主动按照数据模式到对方系统去采集,也可以由要传出数据的系统先对数据进行加工,然后按照数据模式将数据传递过去,多数软件系统采用的是前者。

  二、数据接口的应用及适用范围

  总结我们长期软件开发的经验及教学实践表明,会计软件系统间的接口通常有以下三种形式。

  第一种数据接口:第一种接口可以定义为:系统间要传递的数据须在数据模式的基础上,依据数据模式的定义,对数据进行一定的汇总、加工等处理才能在系统间进行传递。

  这种数据接口普遍适合电算化会计核算信息系统内各子系统间的数据传递,也适合电算化会计核算系统、财务管理系统与决策支持系统之间的数据传递。这种数据接口在实际应用中较为普遍。比如,从材料核算系统与账务处理系统的分工来看,材料核算系统负责与本系统相关业务的明细分类核算,而材料的总分类核算在账务处理系统完成,因此材料核算系统应定期将汇总结果传递给账务处理系统,这需要事先确定数据模式,即数据的来源、公式定义、数据格式等,然后经过分类、汇总,按照指定的数据格式送人数据接口;账务处理系统从数据接口读取数据,并进行核对检查,然后登账使用。

  第二种数据接口:第二种数据接口只适合于电算化会计核算系统内各子系统之间的数据传递,要传递的数据的格式、内容基本上相同,无需再加工处理,只要传递过去就可以了,如材料核算系统若用银行存款购买材料(实际成本)时,在本系统处理完毕后还应做成会计分录;借:原材料,贷:银行存款,传送给账务处理系统,这是因为账务处理系统要对银行存款账进行处理,以便及时反映银行存款的增减变动情况。

  这种数据接口从设计到实现就简单多了。

  第三种数据接口:前两种数据接口适用于系统间数据传递,第三种数据接口不是系统之间的数据传递,而是系统内部数据自动结转,比如账务处理系统内的数据结转。账务处理系统在期未结账之前要进行账项调整,某些账户的余额(或发生额)要结转到另外一些账户上,就属于这类数据接口。

  这种系统内部数据自动结转与第一类数据接口设计方式基本类似,即需要事先确定数据传递的模式,并根据数据模式自动采集数据,自动生成机制转账凭证,送入系统内提供的数据接口,从而自动完成数据在系统内部的传递。但是要注意的是,机制转账凭证必须按规定顺序形成,登账时也按此顺序,否则必然造成混乱,这是使用者应该特别注意的。

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